Ajuda do Contab 5
Aqui estão os tópicos que explicam como explorar os recursos do seu Contab. Use o botão direito do mouse para acessar o menu de navegação. Para saber as últimas novidades, visite regularmente o site
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Criando e mantendo cadastros.
Cadastrar contas.
Cadastrar departamentos.
Cadastrar históricos.
Digitando lançamentos.
Como incluir lançamentos.
Como pesquisar lançamentos.
Como excluir lançamentos.
Como alterar lançamentos.
Preparando relatórios.
Catálogo de relatórios.
Projetando relatórios.
Executando relatórios.
Acabamento em relatórios.
Imprimindo relatórios.
Configurações.
Empresas.
Usuários.
Períodos.
Arquivos.
Contab.
Criando e mantendo cadastros.
O Contab utiliza tres cadastros basicos, Contas, Departamentos e Históricos, sendo que o cadastro de Contas é obrigatório e os demais são opcionais.
Todas as operações aqui descritas terão efeito no banco de dados da Empresa Ativa e na Data Atual" Empresa Ativa é a empresa selecionada para trabalho e a Data Atual é a data em que o Contab esta posicionado para entrada de dados. Veja como manipular estas variaveis lendo o tópico Configurando Empresas.
Use o menu principal para abrir os paineis de cada cadastro. Em cada painel o Contab oferece um menu suspenso que pode ser acessado com um clique direito do mouse sobre a lista. Os itens Incluir, Alterar e Excluir no menu, agem sobre a linha ativa, Linha ativa é aquela que esta marcada por um clique esquerdo do mouse. O item Salvar, age sobre todas as linhas da lista, recriando o seu banco de dados. Salvar, é uma opção recomendavel para quando você importou um arquivo pronto.
Use as teclas Ins e Del para abrir apagar uma linha respectivamente. Estas operações afetam a lista mas não o banco de dados que devem ser atualizados através dos itens do menu.
É possivel importar um arquivo de cadastro pronto. Na caixa de importar arquivo clique em Abrir. Escolha a empresa de onde quer importar o arquivo e clique em OK. O arquivo será apenas carregado na lista. Edite o arquivo à vontade e depois salve no banco de dados, ou no rascunho.
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Durante a manutenção do cadastro, você pode salvar provisóriamente no rascunho, antes de salvar no banco de dados. O arquivo rascunho aceita dados inconsistentes e incompletos. O Contab não realiza verificação de erros ao salvar no arquivo rascunho.
Recomendamos que se faça um backup (cópia de segurança) em intervalos durante a preparação do seu cadastro. Na caixa de serviços escolha backup e clique em Abrir. Veja também, no tópico Configuração, como agendar backup automático.
Os paineis de cadastros oferecem dois tipos(botões) de busca. Digite uma palavra chave e clique no botão Buscar. A busca sera realizada no banco de dados e o resultado apresentado na lista. Em seguida clique no botão Binóculo para realizar a mesma busca dentro da lista. Cada clique em binóculo avança a busca e mostra a linha onde a palavra chave é encontrada. Para carregar todo o banco de dados na lista de um painel, deixe a palavra chave em branco e clique no botão Buscar. Em operações no modo local, o Contab já executa esta busca automaticamente na abertura de cada painel.
Cadastrar contas.
No menu principal, escolha o item Contas para abrir o painel de cadastramento de contas.
Digite o código, nome, saldo e código reduzido. Saldos credores devem ser digitados com sinal negativo. Veja no tópico Criando e mantendo cadastros como salvar os dados do cadastro e usar outros recursos.
Para criar um plano de contas novo, vazio use a caixa estrutura da conta. Digite a máscara da estrutura que especifica os graus e depois clique em "Novo". Sempre que possivel prefira a máscara padrão que já vem sugerida pelo Contab.
Cadastrar departamentos.
No menu principal, escolha o item Departamentos para abrir o painel de cadastramento de departamentos.
Digite o código e nome. Veja no tópico Criando e mantendo cadastros., como salvar os dados do cadastro e usar outros recursos.
O tamanho máximo do código do departamento é de 6 posições. Entretanto deve ser usado o tamanho máximo equivalente ao ultimo grau da conta contábil. O código do departamento sera automaticamente incorporado ao ultimo grau da conta contábil nos grupos de conta superiores a 2.
Certifique-se de ter assinalado o desejo de usar departamentos. Isso deve ser feito para cada empresa em particular. Veja detalhes em
Configurando Empresas.
Cadastrar históricos.
No menu principal, escolha o item Históricos para abrir o painel de cadastramento de históricos.
Digite o código e a descrição. Veja no tópico Criando e mantendo cadastros., como salvar os dados do cadastro e usar outros recursos.
Use um (ou mais) caracter # (numeral) em qualquer ponto da descrição do histórico para assinalar um campo variavel de complemento para pós preenchimento.
Digitando lançamentos
No menu principal, escolha o item Lançamentos para abrir o painel de lançamentos.
Como incluir lançamentos
Examine a barra de tarefas e certifique-se que o arquivo ativo, é o arquivo onde voce deseja digitar o lançamento. Confira se a operação esta direcionada para o ambiente (local ou remoto) desejado.
Clique sobre a caixa de edição de lançamentos (veja figura).
Tecle Enter para ganhar acesso ao campo. Digite os dados do campo e em seguida tecle Enter para confirmar.
Use as setas de direção para navegar na caixa de edição e digitar os campos. Não é necessário seguir uma ordem especifica, digite seu lançamento livremente, avançando ou retornando à vontade.
Clicando com o botão direito do mouse na caixa de edição você encontra um menu de apoio(veja figura) para inserir e remover linhas, cortar, copiar, colar e ter acesso direto aos cadastros de Conta, Departamentos e Históricos.
Contas, Departamento e Históricos podem ser preenchidos sem digitação. Acesse o painel de Contas, Departamentos ou Históricos, usando o menu de apoio. Clique no item desejado, clique no botão selecionar e pronto. O o item selecionado é automaticamente transferido para o campo correspondente na caixa de edição.
Os campos de código aceitam número reduzido, digite e tecle Enter. O campo de histórico aceita código padrão précadastrado. Digite nas primeiras 3 posições do texto e tecle Enter. O histórico será automaticamente preenchido e o cursor será posicionado nos campos de complemento, se houver. É possivel ter vários complementos, cada um com tamanhos diferentes.
Uma vez digitado o lançamento, clique no botão Incluir, na caixa de incluir.
Se o lançamento estiver correto ele será incluido no arquivo de dados na data constante na caixa incluir (veja figura).
Se por alguma razão o seu lançamento não for aceito ou não estiver completo, inclua no arquivo de rascunho. Este arquivo aceita lançamentos com erros ou incompletos. Você pode deixa-los ali até que os acertos sejam providenciados e então transferi-los para o banco de dados. Para usar o arquivo rascunho, troque o arquivo ativo na barra de tarefas.
A numeração dos lançamentos é automática mas você pode mudar digitando um número do seu interesse. Deixar o campo de numero do lançamento com (0) zero, indica ao Contab que ele deve numerar o lançamento automaticamente a partir do ultimo numero usado no arquivo. Esta opção é particularmente util no ambiente de rede com multiplos usuários incluindo lançamentos ao mesmo tempo.
Se ocorrer erros no lançamento a ser incluido, o Contab rejeita a inclusão e prepara uma lista de ocorrencias publicando na caixa de mensagens (veja figura). Abra, examine e corrija os erros.
Como pesquisar lançamentos
O Contab oferece um mecanismo de buscas para
você pesquisar e consultar lançamentos já digitados, utilizando a caixa buscar (veja figura).
Primeiro escolha na caixa campo em qual campo devera ser efetuada a busca. Depois digite na caixa palavra chave um texto qualquer
para ser procurado (se quiser carregar todos os lançamentos deixe em branco). Em seguida, clique no botão Buscar.
Aguarde por um instante até que o Contab realize a busca e coloque os lançamentos na lista de busca na memória do painel, informando logo abaixo o resultado total de partidas encontradas.
Clique sobre um item da lista para exibir o lançamento na caixa de edição. A partir dai, você pode se quiser reformar para incluir, alterar ou excluir.
O texto para busca na caixa de palavra chave deve seguir as seguintes regras: Se o campo for número digite com zeros a esquerda. Se o campo for valor digite com a virgula dos centavos. Se o campo for histórico pode digitar mais de uma palavra. Se o campo for data digite no formato dia mes ano sem barras ex 01012002.
O arquivo de lançamentos sera pesquisado no intervalo de datas permitido para o usuário que estiver realizando a busca. Esta permissão é concedida pelo Administrador do Contab. Entretanto, cada usuário podera a seu critério, reduzir a abrangência temporal da pesquisa ajustando a sua permissão 
para a tarefa buscar. Arquivos de rascunho e lixeira podem ser pesquisados sem restrição de datas.
A busca apresenta apenas as partidas que satisfazem a palavra chave. Portanto, não é garantido que um lançamento completo esteja na lista de busca, exceto quando a palavra chave é o número do lançamento.
Como excluir lançamentos
Para excluir um lançamento do arquivo de dados, rascunho ou lixeira, é necessário que ele esteja presente na caixa de edição. Para carregar um lançamento na caixa de edição use as tarefas de busca.
Em seguida clique no botão na caixa de excluir (veja figura). 
O Contab retira o lançamento do arquivo mas não apaga o lançamento da caixa de edição permitindo que você reforme e reinclua o lançamento se quiser.
Todo lançamento excluido é automaticamente colocado no arquivo de lixeira. Você pode buscar e reutilizar em caso de arrependimento.
Como alterar lançamentos
Você pode reformar um lançamento completamente sem restrições: retirar e adicionar partidas, valores, históricos etc....
A reforma de um lançamento deve ser feita em tres etapas. Primeiro realize uma busca para colocar o lançamento na lista de busca e caixa de edição. Depois exclua o lançamento usando a caixa excluir. Reforme o lançamento a seu gôsto na caixa de edição e finalmente reinclua o lançamento usando a caixa de incluir.
Não se esqueça de digitar manualmente o número original do lançamento. Se você não fizer isso o Contab incluirá usando a sequencia normal a partir do(ultimo número disponivel no banco de dados).
Obs: Todo lançamento excluido é imediatamente colocado na lixeira, alem de permanecer na caixa de edição. Se ocorrer arrependimento ou queda de energia durante a reforma do lançamento, abra a lixeira e reutilize o lançamento original
Se o lançamento é muito extenso e a reforma demorada, inclua o lançamento no arquivo de rascunho a cada intervalo de trabalho para sua maior segurança.
Abrindo o painel de cadastros
Na caixa de edição de lançamentos, você pode clicar com o botão direito do mouse para visualizar um menu de apoio. (veja figura)
Escolha uma das opções: Procurar Contas, Procurar Departamentos ou Procurar Históricos. Um dos paineis correspondente (veja figuras) sera aberto.
Contas
Departamentos
Históricos
Selecionar item
Usando o mouse clique na linha que deseja selecionar. Em seguida clique no botão Selecionar. O item da linha será exportado para o campo requisitado que será preenchido automaticamente. Esta operação fecha automaticamente o painel de cadastro.
Preparando relatórios
O Contab oferece dois modos de operação para você preparar relatórios.
No Modo Execução o usuário simplesmente escolhe um relatório no catálogo geral ou catálogo particular e em seguida o executa. Executar significa calcular e desenhar o relatório nas páginas de um documento.
No Modo Projeto o usuário escolhe um relatório no catálogo, elabora ajustes reformando ao seu gôsto e necessidade e salva sua versão personalizada do relatório em um outro catálogo particular. A personalização de relatórios pode ocorrer com ajustes simples como cores e fontes ou estruturais como adição de células, mudanças de papel etc...Depois de salvos no catálogo particular, estão disponiveis para execução.
Em linhas gerais, para se preparar um relatório é necessário acionar o menu principal, item Relatórios
3 (tres) vezes. Primeiro coloque o software no "Modo Execução" ou "Modo Projeto" acionando os itens correspondestes. Depois, escolha um relatório acionando o "Catálogo Geral" ou "Catálogo Particular" conforme o caso. Finalmente acione o item "Executar". A barra de ferramentas oferece um botão de atalho que encurta esta operação.
Catálogo de relatórios
O Contab, oferece uma ferramenta visual para escolher o relatório que se deseja executar e imprimir. Para se acessar o catálogo, escolha no menu principal, o item Relatórios, Catálogo Geral, ou Catálogo Particular. No modo projeto os menus Arquivos, Novo e Abrir, tambem acessam o catálogo.
O catálogo Geral contem relatórios prontos para serem executados. Eles são protótipos originais e vem junto com software Contab. O catálogo Particular vem originalmente vazio e serve para o usuario colocar relatórios preferidos e/ou personalizados. Relatórios do catálogo particular podem ser uma simples cópia de relatórios preferidos, transferidos do catálogo geral, ou cópias reformada pelas ferramentas do Modo Projeto.
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O catálogo apresenta uma lista de relatórios. Ao se clicar com o mouse em um item da lista é possivel visualizar um pequeno modelo do relatório. Este modelo foi preparado com os dados da empresa exemplo e serve para se ter uma idéia da sua aparencia.
Para saber detalhes sobre o conteúdo do relatório clique no botão "Detalhes" e sera mostrada uma breve descrição sobre o conteúdo do relatório. Para confirmar a escolha do relat;orio clique no botão "Ok".
Projetando relatórios
Após selecionar um relatório em um dos catálogos
o usuário podera modificar vários aspectos da sua arquitetura usando as ferramentas do Modo Projeto.
No menu principal, escolha o item Relatórios, Modo Projeto. Uma folha contendo o protótipo do relatório sera mostrada. Use o clique direito do mouse para acessar o menu de apoio do Modo Projeto.
Faça as reformas que desejar e depois, salve o protótipo modificado no Catálogo Particular, usando o menu Arquivos, Salvar ou Salvar Como. Obs: O protótipo de relatório do catálogo geral fica sempre inalterado., Não é possivel salvar relatórios reformados no catálogo geral.
Executando relatórios
Após escolher um relatório no catálogo, ele deve ser executado para ganhar a forma de um documento visível. Este documento serve para visualização e/ou impressão e fica na memória volátil. Se quiser usa-lo futuramente o usuário deve salvar em disco logo após a execução.
O documento salvo em disco é compativel com o padrão do Word, e pode ser aberto e lido usando-se este processador de texto. também pode ser remetido eletronicamente pela internet, anexo em e-mails.
Para executar o relatório use o menu principal, item Relatórios, Executar. Certifique-se de ter colocado o Contab no modo de execução acionando o menu principal, item Relatórios, Modo Execução.
Para maior conforto, a barra de ferramentas do Modo Projeto e do Modo Execução, oferece um botão 
que pode ser usado para acionar o painel de execução de relatórios.
No painel de execução, providencie as configurações de preferências, datas, períodos, lançamentos, contas e departamentos a seu gôsto e em seguida clique no botão "Executar". Aguarde a execução acompanhando a barra de progresso e as mensagens de ocorrências da caixa de mensagens.
Acabamento em relatórios.
Após executar um relatório, o usuário poderá, dependendo do seu grau de autoridade, efetuar pequenos retoques no documento, como por exemplo, mudar fontes, cores ou adicionar textos explicativos etc...Qualquer reforma mais radical que atija a estrutura do relatório deve ser feita usando as ferramentas do Modo Projeto. Veja o tópico Projetando relatórios.
Para propiciar estes retoques, o contab disponibiliza um menu com vários itens, que pode ser acionado clicando-se com o botão direito do mouse sobre a folha do documento.
Imprimindo relatórios.
O relatório executado pode ser impresso imediatamente ou se preferir, salve em disco e deixe para imprimir mais tarde. O Contab oferece uma lente de zoom que permite excelente visualização em video. Muitos relatórios são distribuidos e lidos eletrônicamente sem nunca serem impressos.
Para imprimir, use o menu principal item Arquivos, Imprimir. Cada relatório do Contab já foi projetado para um tamanho e posição de papel pré-definidos e pré-ajustados. Não tente modificar as caracteristicas do papel sob pena de desalinhar o relatório.
Configurando Empresas.
No menu principal, escolha o item Opções, Configurar Empresas. Para ativar uma empresa marque a linha com o mouse e em seguida clique no botão Ativar. Todos os serviços da empresa anteriormente ativada serão fechados e a nova empresa ativada sera habilitada para uso.
Ao ser carregado, o Contab assume a empresa que estava ativa quando foi encerrado. Na primeira vez que é carregado, o Contab assume a empresa exemplo como empresa ativa.
Nunca exclua a empresa exemplo. Ela serve para treinamento de novos usuários, para facilitar diagnósticos de problemas, e para testes em geral.
Use o menu de apoio para dar manutenção nas empresas. Um clique direito do mouse mostrará o menu. Ao Incluir empresas o Contab assume o campo pasta base como sendo a pasta de instalação do Contab. Você pode entretanto mudar para outra pasta de sua conveniencia. Adicione pelo menos um Ano na lista de anos para uso inicial. Digite uma data atual que pertença a um dos anos incluidos na lista. Se marcar a opção para backup(cópia de segurança) automático, preencha também os campos de intervalo em minutos e de pasta backup. Preencha com atenção os demais campos. Alguns campos alterados somente surtem efeito mediante fechamento e recarga do Contab.
Configurar Usuários.
No menu principal, escolha o item Opções, Configurar Usuários. Digite a senha do Administrador, tecle Enter para liberar a lista de usuários. Digite nome, senha e permissões para cada um. As permissões estão divididas em dois grupos, tempo e autoridades.
Tempo define intervalo de datas em que cada usuario pode operar.
Cada usuário deverá se manter na amplitude de tempo definida pelo administrador. Eventualmente poderá reduzir a amplitude das permissões de tempo para efeito de performance, mas não poderá amplia-las, para alem dos limites fixados pelo Administrador.
Autoridades define que tipo de transações e em quais banco de dados um usuario pode operar. Cada usuario só pode operar determinadas transações nos bancos de dados autorizados pelo administrador.
Na instalação o Contab inicializa a senha do Administrador em branco(campo vazio). Senha do administrador em branco implica que o contab não solicitará nenhuma exigencia de autenticação (autorização) no seu carregamento.
Configurar Períodos.
A configuração de periodos previamente fornecida com o Contab atende um número grande de necessidades. Normalmente o usuário não precisa modificar estes valores.
Configurar Arquivos.
O banco de dados de lançamentos do Contab pode ser dividido em grupos distintos para efeito de segurança, performance, gerenciamento, distribuição geografica, integração etc ..Peça ao seu representante uma consultoria para mapear o seu ambiente de forma a extrair os melhores beneficios deste recurso.
Em sua condição mais simples, para trabalhar em um único computador, a lista de arquivos oferecida na instalação do Contab, é suficiente. Em certas situações apenas um arquivo, o cgdlan-Lançamentos da contabilidade será requerido.
Configurar contab.
O Contab já vem configurado previamente de fábrica. Não modifique estes valores sem a ajuda do suporte técnico.